Оформление приказа о приеме на работу и заполнение личной карточки работника

Разъяснение по вопросам

Оформление приказа о приеме на работу

Заполнения личной карточки работника по форме № т-2

 

1. Оформление приказа о приеме на работу

 

Прием на работу оформляется приказом работодателя по унифицированной форме N Т-1 или N Т-1а (коллективный приказ), данные формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 за № 1 или по форме, разработанной работодателем.

Основанием для его издания является трудовой договор. Содержание приказа работодателя должно соответствовать условиям договора.

Приказ о приеме на работу подписывается руководителем организации или иным уполномоченным лицом, после чего объявляется работнику под подпись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. Данные обстоятельства закреплены в ст. 68 ТК РФ.

Следует обратить внимание, что в ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ дано определение понятия "персональные данные". К ним относятся в том числе и доходы физического лица. Поскольку составление приказа по форме N Т-1а предусматривает внесение сведений о заработной плате нескольких работников и ознакомление их с подписанным руководителем приказом, не рекомендуется применять указанную форму в своей работе.

При заполнении формы N Т-1 (форма которая загружена в 1С) нужно учитывать следующее:

1. Наименование работодателя отражается в соответствии с учредительными документами с указанием кодов.

2. Даты издания приказа и заключения трудового договора. Дата издания приказа и дата заключения трудового договора  могут не совпадать (например, когда в трудовом договоре указана дата начала работы, которая позже даты его подписания).

3. При заключении трудового договора на неопределенный срок дата окончания действия трудового договора в приказе не проставляется (т.е. соответствующая графа не заполняется).

4. Сведения о подразделении и должности указываются в соответствии со штатным расписанием организации.

5. Условия приема, характер работы отражаются в соответствии с трудовым договором (например, основное место работы или работа по совместительству, срочный трудовой договор, на время исполнения обязанностей отсутствующего работника или постоянная и др.).

6. Сведения о размере оклада (тарифной ставки) и других условиях оплаты труда должны вноситься в соответствии с трудовым договором. В приказе отражается сумма, которая зафиксирована в трудовом договоре согласно штатному расписанию. Установление работнику премий, доплат и надбавок производится на основании локального нормативного акта (например, положения об оплате труда), с которым работник должен быть ознакомлен под подпись.

7. Запись об установлении испытания и его продолжительности делается, только если это условие включено в трудовой договор. Отдельное соглашение об испытании может быть подписано до начала работы, если работник фактически допущен к работе, но трудовой договор не оформлен.

8. Приказ может подписать не только руководитель организации, но и уполномоченное лицо со ссылкой на документ, предоставляющий такое право. Подробнее см. п. 1 настоящего материала.

Приказ (распоряжение) о приеме на работу является основанием для внесения соответствующей записи в трудовую книжку в случае ее ведения и соответствующей информации в сведения о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК РФ). С записью в трудовой книжке работодатель обязан ознакомить работника под подпись в его личной карточке (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

2. Заполнения личной карточки работника по форме Т-2

Многие юридические лица при формировании кадрового учета путают личные дела с личной карточкой работника.

Следует отметить, что это, два разных документа.

На законодательном уровне установлено, что ведение личных дел работников обязательно не для всех работодателей. Так, в обязательном порядке личные дела заводятся на гражданских служащих. Таково требование закона «О государственной гражданской службе в РФ» от 27.07.2004 № 79-ФЗ. В них заносятся персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с нее, а также сведения, необходимые для обеспечения деятельности соответствующего госоргана.

Что касается коммерческих организаций, то соответствующей обязанности у них нет. Вести личные дела персонала они могут по собственной инициативе и с целью упрощения поиска информации по конкретному работнику. 

Таким образом для продолжения освещения вопроса по заполнению личной карточки работника можно сделать первый вывод, что у коммерческих организаций отсутствует обязанность по ведению личных дел на работников.

В перечень документов, необходимых для заполнения при оформлении на работу работника, включена унифицированная форма N Т-2 "Личная карточка работника.

На нашем примере мы будем смотреть как необходимо заполнить карточку по форме Т-2.

Личная карточка работника заполняется работником кадровой службы (бухгалтером) на основании следующих документов:

- приказа (распоряжения) о приеме на работу;

- паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

- трудовой книжки (в случае ее ведения) или документа, подтверждающего трудовой стаж (например, сведений о трудовой деятельности);

- документа, подтверждающего регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в том числе в форме электронного документа;

- документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

- документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

В отдельных случаях с учетом специфики работы в соответствии с действующим законодательством РФ необходимо предъявлять дополнительные документы (например, при приеме по совместительству на работу с вредными и опасными условиями труда требуется справка о характере и условиях труда по основному месту работы).

При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные (указания, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). То есть прежние сведения зачеркиваются одной чертой и записываются новые данные (сверху или рядом с соответствующей графой), которые заверяются подписью работника кадровой службы.

Исправления в личной карточке возможны и в случае, когда допущены ошибки при ее заполнении. Ошибочно внесенные сведения зачеркиваются одной чертой также, как и в случае с изменением данных работника, и при необходимости рядом или сверху записываются верные сведения. Работник кадровой службы (бухгалтер) заверяет подписью зачеркивание неправильных сведений или новые сведения в случае их внесения.

Следует отменить, что в связи с вступлением в силу с 01.01.2013 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" обязанность использовать унифицированные формы первичных учетных документов сохранилась лишь для организаций государственного сектора, остальные организации вправе будут самостоятельно разработать их формы.

      Следовательно, если работодатель пожелает продолжить использовать унифицированные формы, можно взять их за образцы, и в случае необходимости откорректировать. Полученные формы при этом следует в обязательном порядке утвердить в учетной политике. В этом случае на форме будет отметка об утверждении ее приказом работодателя. Если же работодатель хочет отказать от ведения какой-либо унифицированной формы это также его право. Однако, согласно ст. 8 и 9 Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" простой механический отказ от использования тех или иных форм документов недопустим. Организация должна разработать свою учетную политику. Разработать формы документов, применяемых для того или иного учета, в том числе для учета труда и его оплаты. Новые учетные формы утверждает руководитель организации. С момента утверждения новых форм организация, может не применять типовые формы, а использовать собственные. Таким образом, можно сказать, что не оформление личной карточки формы Т-2 с 01.01.2013 года нарушением не является, если такое положение будет закреплено в учетной политике организации. При этом, данное положение верно только для организацией негосударственного сектора экономики.

       По мнению Юридического Бюро личные карточки на сотрудников должны вести все организации независимо от организационно-правовых форм. Обязательность их ведения подтверждается и тем, что в личной карточке дублируются сведения, вносимые в трудовые книжки сотрудников, и с каждой такой записью работодатель обязан знакомить сотрудника под подпись в личной карточке, что в дальнейшем может исключить образование какого-либо спора между работником и работодателем.