Учет Суточных, Компенсационных Выплат, Подотчетных Средств

Разъяснения по вопросу учета суточных, компенсационных выплат, подотчетных средств.

 

Суточные, компенсационные выплаты, подотчетные средства – это разные вещи.

И так давайте разберемся.

         1. Суточные.

Трудовое законодательство не ограничивает работодателей в выплате суточных. Выдавайте любую сумму за день поездки, главное – закрепите ее в корпоративной политике. Законом установлены нормы или лимиты суточных.

Налоговый кодекс в отношении суточных имеет установленные лимиты не облагаемые НДФЛ и страховыми взносами.

Соответственно логика законодателя: выдаете суточные меньше лимита - налоги платить не придется, превысили налоговый лимит - заплатите НДФЛ и соцвзносы.

 

Суточные по России

Лимит – 700 рублей в день

Суточные до 700 руб. в день не облагаются ни НДФЛ, ни страховыми взносами, Суточные сверх 700 руб. в день облагаются НДФЛ и взносами в фонды

НДФЛ (ст. 217 НК РФ)

Суточные за Рубежом

Лимит – 2 500 рублей в день

Суточные до 2 500 руб. в день не облагаются ни НДФЛ, ни страховыми взносами, Суточные сверх 2 500 руб. в день облагаются НДФЛ и взносами в фонды

Страховые взносы (п. 2 ст. 422 НК РФ)

Суточные в 2021 году полагаются работнику за все время командировки. В него входят следующие периоды:

Время нахождения в пути туда и обратно,

Возможные задержки и простои в пути,

Время выполнения служебного задания.

Особое внимание стоит обратить на пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ и письмо Минфина от 06.02.2009 г. № 03-03-06/1/41, таким образом, суточные это один из видом расходов, связанных с командировкой.

Таким образом, можно сделать один и самый главный вывод, суточные не имеют никакого отношения к компенсационным выплатам и подотчетным средствам.

Суточные направлены в большей части на удовлетворение личностных потребностей работника в командировке (питание).

На основании вышеизложенного, суточные можно включить в уменьшение налогооблагаемой базы, так как расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

2. Компенсационные выплаты

Компенсационные выплаты в соответствии со ст. 129 ТК РФ это доплаты и надбавки, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, и иные выплаты компенсационного характера.

В соответствии с письмом Минтруда России от 26.03.2020 N 15-1/В-1375 работодатель устанавливает размер компенсационных выплат самостоятельно опираясь на СОУТ (специальная оценка условий труда).

Не подлежат обложению НДФЛ (освобождаются от налогообложения) все виды компенсационных выплат, установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (абзац 11 п. 1 ст. 217 НК РФ). Аналогичная норма действует и в отношении страховых взносов (абзац 10 пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).

В соответствии со ст. 217 НК РФ при оплате работодателем налогоплательщику расходов, связанных со служебной командировкой, в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке на территории Российской Федерации и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке за пределами территории Российской Федерации, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения, пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, оплате услуг связи, получению и регистрации служебного или дипломатического паспорта, получению виз, а также расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

При непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке на территории Российской Федерации и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке за пределами территории Российской Федерации. Аналогичный порядок налогообложения применяется к выплатам, производимым лицам, находящимся во властном или в административном подчинении организации, а также членам совета директоров или любого аналогичного органа компании, прибывающим (выезжающим) для участия в заседании совета директоров, правления или другого аналогичного органа этой компании.

На основании вышеуказанного, компенсационная выплата совершается при наличии отчетных документов (первичных). Компенсационная выплата направлена на компенсацию работнику понесенных расходов с условием предоставления отчетных документов. (к примеру компенсация за использование личного транспорта работника в целях работодателя, сюда же можно отнести и компенсацию за амортизацию или непредвиденные расходы в процессе исполнения работником трудовых функции).

3. Подотчетные средства.

Денежные средства выдаваемые сотруднику для совершения хозяйственных нужд общества.

В соответствии с пп. 6.3 п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" лица, получившие наличные деньги под отчет, не позднее трех рабочих дней после дня истечения срока, на который им выданы эти деньги, или со дня выхода на работу должны предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.